Dokumentacja psychologiczna jest jednym z najbardziej praktycznych tematów nowej ustawy. Art. 28 opisuje jej minimalną zawartość, dostęp odbiorcy, okresy przechowywania, ochronę, niszczenie i sytuacje związane z zakończeniem praktyki.
Jednocześnie większość tych przepisów zacznie obowiązywać dopiero 19 maja 2028 roku. Dla psychologa pracującego w 2026 roku najlepszą strategią nie jest ani ignorowanie zmian, ani przedstawianie przyszłych zasad jako już obowiązujących.
Najpierw ustal, w jakim systemie pracujesz
Inaczej wygląda dokumentacja w podmiocie leczniczym, inaczej w poradni oświatowej, inaczej w organizacji, a jeszcze inaczej w prywatnej praktyce poza działalnością leczniczą. Odrębne przepisy mogą już dziś określać część obowiązków.
Dlatego nie ma jednego pliku „dokumentacja psychologa 2026”, który będzie właściwy w każdym miejscu pracy.
Nowa ustawa pokazuje kierunek przyszłego standardu
Art. 28 przewiduje między innymi oznaczenie odbiorcy świadczeń, oznaczenie psychologa, nazwę i adres podmiotu, opis udzielonych świadczeń, datę sporządzenia oraz podpis psychologa.
Ustawa rozróżnia także dokumentację od arkuszy testów i krótkotrwałych notatek roboczych w kontekście prawa dostępu.
Nawet przed wejściem tych przepisów w życie warto przejrzeć obecny system i sprawdzić, czy jest uporządkowany oraz czy wiadomo, które materiały mają charakter dokumentacji, a które są materiałem technicznym lub roboczym.
Minimalizacja danych nadal jest ważna
Dokumentacja psychologiczna może zawierać dane dotyczące zdrowia, w tym zdrowia psychicznego, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych. Nie każda informacja pojawiająca się w pracy psychologa automatycznie ma jednak taki status. Niezależnie od kwalifikacji konkretnej informacji obowiązuje zasada minimalizacji: sam fakt, że informacja może być ciekawa klinicznie, nie oznacza, że powinna być zapisywana wszędzie i przechowywana bez potrzeby.
Dokumentacja powinna mieć cel. Nadmiar danych zwiększa ryzyko przy utracie urządzenia, błędnym udostępnieniu albo zmianie systemu.
Notatka robocza nie powinna być śmietnikiem informacji
Przyszła ustawa wyraźnie odwołuje się do notatek roboczych o znaczeniu krótkotrwałym. To dobry moment, żeby przestać traktować prywatne notatki jako równoległą, nieograniczoną dokumentację.
Jeżeli notatka jest potrzebna tylko do przygotowania kolejnej sesji albo obliczenia wyniku, warto mieć jasną zasadę, co dzieje się z nią później.
System elektroniczny wymaga czegoś więcej niż hasła
W praktyce trzeba pomyśleć o szyfrowaniu urządzenia, kopii zapasowej, kontroli dostępu, rozdzieleniu kont prywatnych i zawodowych oraz o tym, co stanie się z dokumentacją po awarii albo śmierci psychologa.
Nowa ustawa przewiduje później szczegółowe zasady przekazywania dokumentacji po zaprzestaniu świadczeń. Już dziś warto mieć procedurę awaryjną, nawet jeśli podstawą nie jest jeszcze art. 28.
Przechowywanie przez pięć lat nie powinno być automatycznie kopiowane do każdego gabinetu w 2026 roku
Nowy art. 28 przewiduje pięcioletni okres liczony od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie świadczeń, z odrębną regułą dla małoletnich i z zastrzeżeniem innych przepisów.
To ważna przyszła zasada. Nie należy jednak przedstawiać jej jako jedynego obowiązującego dziś okresu dla każdej praktyki. Aktualny okres może wynikać z innej podstawy prawnej właściwej dla danego miejsca pracy.
Dostęp klienta do dokumentacji trzeba planować technicznie
Przyszły system szeroko reguluje prawo dostępu. To oznacza, że dokumentacja powinna być pisana w sposób profesjonalny, zrozumiały i nadający się do bezpiecznego udostępnienia.
Nie chodzi o autocenzurę. Chodzi o świadomość, że dokumentacja jest narzędziem zawodowym, a nie prywatnym pamiętnikiem specjalisty.
Przygotowanie do 2028 można zrobić bez wywracania systemu
Najrozsądniejszy audyt obejmuje dziś mapę danych, miejsce przechowywania, dostęp współpracowników, kopie zapasowe, zasady usuwania materiałów, oddzielenie testów od pozostałych informacji oraz procedurę reagowania na wniosek o dostęp.
Takie uporządkowanie ma wartość niezależnie od daty wejścia przyszłych przepisów.
Stan prawny: 3 września 2026 roku. Przy konkretnym miejscu pracy trzeba dodatkowo uwzględnić przepisy sektorowe i zasady administratora danych.